Algemene voorwaarden PLOYIN

PLOYIN is een eenmanszaak, gevestigd in Borne, Nederland.

Handelsnaam: PLOYIN

Rechtsvorm: eenmanszaak

KvK-nummer: 42069514

Btw-id: wordt toegevoegd zodra ontvangen

E-mail: info [at] ployin.com

Omdat het bezoekadres van PLOYIN is afgeschermd in het Handelsregister, wordt het volledige adres niet openbaar op de website vermeld.

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

PLOYIN: de aanbieder van AI-assistenten, websitechat, kennisbankinrichting, leadopvolging, dashboardfunctionaliteit, beheer en aanvullende automatiseringsdiensten.

Klant: de zakelijke opdrachtgever die gebruikmaakt van de diensten van PLOYIN.

Diensten: alle werkzaamheden en producten die PLOYIN levert, waaronder AI-chatbots, websitewidgets, kennisbankinrichting, dashboards, leadopvolging, hosting, beheer, support, e-mailnotificaties en maatwerkautomatisering.

AI-assistent: de door PLOYIN ingerichte chatbot of digitale assistent die vragen van websitebezoekers kan beantwoorden op basis van goedgekeurde bedrijfsinformatie.

Kennisbank: de informatie die door of namens de klant wordt aangeleverd en gebruikt wordt als basis voor antwoorden van de AI-assistent.

Dashboard: de beheeromgeving waarin bedrijven, bots, kennisitems, gesprekken, leads, aanvragen en instellingen kunnen worden beheerd.

Beheer: de verplichte doorlopende dienstverlening voor actieve PLOYIN-oplossingen na inrichting, zoals hosting, monitoring, kleine updates, beperkte ondersteuning en optimalisatie.

Deze algemene voorwaarden gelden voor alle offertes, overeenkomsten, werkzaamheden, diensten en leveringen van PLOYIN.

Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig als deze schriftelijk door PLOYIN zijn bevestigd.

De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de klant wordt uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij PLOYIN deze schriftelijk accepteert.

Als een bepaling uit deze voorwaarden ongeldig of niet afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen gelden. PLOYIN en de klant zullen dan een vervangende bepaling afspreken die zoveel mogelijk aansluit bij de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling.

PLOYIN richt zich op zakelijke klanten. De diensten van PLOYIN zijn bedoeld voor bedrijven, organisaties en professionele opdrachtgevers.

Deze voorwaarden zijn niet geschreven voor consumentenovereenkomsten. Als PLOYIN toch een overeenkomst met een consument sluit, gelden de wettelijke consumentenrechten voor zover daarvan niet mag worden afgeweken.

Alle offertes, prijsindicaties en voorstellen van PLOYIN zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders is vermeld.

Een overeenkomst komt tot stand wanneer de klant schriftelijk akkoord gaat met een offerte, voorstel, opdrachtbevestiging of andere duidelijke afspraak met PLOYIN.

Kennelijke fouten, typefouten of vergissingen in offertes, prijzen, teksten of communicatie binden PLOYIN niet.

PLOYIN mag een aanvraag weigeren als de gewenste werkzaamheden buiten de expertise, capaciteit, planning of werkwijze van PLOYIN vallen.

PLOYIN stelt deze algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst beschikbaar aan de klant, bijvoorbeeld via de website, als bijlage bij een offerte of via een link in de opdrachtbevestiging.

Door akkoord te gaan met een offerte of opdracht, verklaart de klant kennis te hebben genomen van deze voorwaarden en daarmee akkoord te gaan.

PLOYIN voert de diensten naar beste inzicht en vermogen uit.

PLOYIN heeft een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting. Dit betekent dat PLOYIN zich inspant om een goede en werkende oplossing te leveren, maar geen garantie geeft op specifieke omzet, conversies, aantallen leads, besparingen, foutloze AI-antwoorden of commerciële resultaten.

De klant levert tijdig alle informatie, toegang, teksten, huisstijlgegevens, bedrijfsinformatie, voorbeelden, technische gegevens en andere materialen aan die nodig zijn voor de uitvoering.

De planning start pas nadat PLOYIN alle noodzakelijke informatie, toegang, akkoord en eventuele aanbetaling heeft ontvangen.

Als de klant noodzakelijke informatie niet, te laat of onvolledig aanlevert, mag PLOYIN de planning aanpassen en eventuele extra kosten in rekening brengen.

Voor een Pilot-project geldt meestal een indicatieve oplevertijd van 5 tot 10 werkdagen na ontvangst van alle benodigde informatie, toegang en akkoord.

Voor een Growth-project geldt meestal een indicatieve oplevertijd van 10 tot 20 werkdagen na ontvangst van alle benodigde informatie, toegang en akkoord.

Deze termijnen zijn indicaties en geen fatale deadlines, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

De oplevertijd kan langer worden bij vertraagde aanlevering door de klant, extra wensen, technische problemen, afhankelijkheid van derden of uitbreiding van de scope.

Bij eenmalige inrichting zijn standaard twee correctierondes inbegrepen, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

Een correctieronde is bedoeld voor aanpassingen binnen de afgesproken scope.

Nieuwe functies, extra bots, extra flows, grote inhoudelijke uitbreidingen, nieuwe koppelingen, redesigns of andere werkzaamheden buiten de oorspronkelijke opdracht vallen onder meerwerk.

Werkzaamheden buiten de afgesproken scope gelden als meerwerk.

Meerwerk kan apart worden aangeboden en gefactureerd.

PLOYIN mag een verzoek om meerwerk weigeren als dit technisch onhaalbaar, juridisch risicovol, onveilig, onduidelijk of niet passend binnen de dienstverlening is.

Spoedwerk kan tegen een afwijkend tarief worden uitgevoerd als PLOYIN daarmee schriftelijk instemt.

PLOYIN gebruikt AI-technologie om klantvragen te beantwoorden op basis van door of namens de klant goedgekeurde kennisbankinformatie.

AI-antwoorden kunnen ondanks zorgvuldige inrichting onvolledig, onjuist, verouderd of onduidelijk zijn. De klant begrijpt dat AI-systemen beperkingen hebben.

PLOYIN probeert AI-antwoorden zoveel mogelijk te beperken tot goedgekeurde bedrijfskennis, maar garandeert niet dat elk antwoord foutloos is.

De klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid, actualiteit en rechtmatigheid van de aangeleverde informatie in de kennisbank.

De AI-assistent mag geen definitieve juridische, medische, financiële of andere gespecialiseerde adviezen geven, tenzij dit schriftelijk anders is afgesproken en juridisch verantwoord is ingericht.

PLOYIN mag bots weigeren, beperken, pauzeren of uitschakelen bij misbruik, veiligheidsrisico’s, onrechtmatige inhoud, ongepaste toepassingen, spam, verboden activiteiten of strijd met deze voorwaarden.

PLOYIN mag extra voorwaarden stellen of een opdracht weigeren bij sectoren of toepassingen met verhoogd risico, zoals medische zorg, juridisch advies, financiële dienstverlening, verzekeringen, gokken, crypto, volwassen content, politiek gevoelige toepassingen of andere gereguleerde sectoren.

Als PLOYIN werkzaamheden uitvoert voor een gevoelige of gereguleerde sector, blijft de klant verantwoordelijk voor naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, beroepsregels en informatieplichten.

PLOYIN geeft geen garantie dat een AI-assistent geschikt is voor gereguleerde besluitvorming, medisch advies, juridisch advies, financiële advisering of andere toepassingen waarbij strengere wettelijke eisen gelden.

De klant is verantwoordelijk voor de inhoud van de kennisbank.

De klant garandeert dat aangeleverde teksten, afbeeldingen, documenten, merken, logo’s, handelsnamen en andere materialen gebruikt mogen worden.

PLOYIN mag aangeleverde informatie verwerken, structureren, samenvatten en aanpassen om de AI-assistent goed te laten functioneren.

Als informatie ontbreekt, onduidelijk is of verouderd raakt, kan de AI-assistent minder goed antwoorden. PLOYIN is niet verantwoordelijk voor fouten die ontstaan door onjuiste, onvolledige of verouderde klantinformatie.

De klant moet belangrijke informatie controleren en goedkeuren voordat de AI-assistent live wordt gezet.

PLOYIN kan gesprekken, leads en contactaanvragen opslaan in het dashboard.

De klant is verantwoordelijk voor de opvolging van leads en aanvragen, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

PLOYIN garandeert niet dat elke websitebezoeker een lead wordt of dat elke lead commercieel waardevol is.

PLOYIN mag technische limieten, spamfilters, rate limiting, domeinrestricties en veiligheidsmaatregelen toepassen om misbruik te voorkomen.

PLOYIN kan functies aanbieden waarmee gesprekken worden beoordeeld, kennisitems worden verbeterd en testvragen worden toegevoegd. Dit blijft een hulpmiddel; de klant blijft verantwoordelijk voor controle van de inhoud.

PLOYIN kan een script of embed-code leveren waarmee de AI-assistent op een website wordt geplaatst.

De klant is verantwoordelijk voor correcte plaatsing van de widget op de eigen website, tenzij schriftelijk is afgesproken dat PLOYIN dit uitvoert.

PLOYIN mag per bot toegestane domeinen instellen. Als een bot op een niet-toegestaan domein wordt geplaatst, kan de widget worden geblokkeerd.

De klant mag de widgetcode niet aanpassen, kopiëren, doorverkopen of gebruiken voor andere websites dan waarvoor toestemming is gegeven.

De klant is verantwoordelijk voor het informeren van bezoekers over het gebruik van de chatfunctie, formulieren en verwerking van persoonsgegevens op de eigen website.

Voor iedere actieve PLOYIN-oplossing is doorlopend beheer verplicht, tenzij PLOYIN schriftelijk anders bevestigt. Beheer bestaat uit hosting, monitoring, kleine updates, beperkte kennisbankwijzigingen, bugfixes, controle van werking en optimalisatie.

Beheer start na inrichting en livegang van een oplossing. Beheer is geen losse chatbotinrichting en geen losse dienst.

Standaard beheer omvat geen grote nieuwe functies, nieuwe bots, grote redesigns, complexe maatwerkontwikkeling, CRM-koppelingen, WhatsApp-koppelingen, offertegeneratoren, betaalintegraties of andere uitgebreide koppelingen, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

PLOYIN mag onderhoud uitvoeren aan systemen. Daarbij kan tijdelijke verminderde beschikbaarheid ontstaan.

Support verloopt via e-mail, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

PLOYIN probeert supportvragen op werkdagen binnen 48 uur te beantwoorden.

Deze reactietijd is een inspanningsrichtlijn en geen gegarandeerde servicetermijn, tenzij schriftelijk een aparte SLA is afgesproken.

PLOYIN biedt geen standaard 24/7 support, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.

Eenmalige inrichting, zoals Pilot of Growth, wordt gefactureerd volgens offerte, opdrachtbevestiging of de op dat moment geldende informatie op de website.

Doorlopend beheer wordt maandelijks, jaarlijks of volgens afspraak gefactureerd. Het standaardtarief voor doorlopend beheer start vanaf EUR 149 per maand, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

Prijzen kunnen verschillen per opdracht, afhankelijk van scope, aantal bots, hoeveelheid kennisbankinformatie, gewenste flows, koppelingen, maatwerk en beheer.

PLOYIN mag prijzen voor doorlopende diensten wijzigen. Bij een wezenlijke prijswijziging informeert PLOYIN de klant vooraf.

Tenzij schriftelijk anders is afgesproken, factureert PLOYIN bij eenmalige projecten 50% vooraf en 50% vóór livegang of oplevering.

Facturen moeten binnen 30 dagen na factuurdatum worden betaald, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

Bij te late betaling mag PLOYIN werkzaamheden opschorten, toegang beperken, bots pauzeren of diensten tijdelijk stopzetten.

Eventuele wettelijke rente, buitengerechtelijke incassokosten en redelijke kosten voor inning kunnen aan de klant worden doorberekend.

Betalingsverplichtingen blijven bestaan voor werkzaamheden die al zijn uitgevoerd.

Na akkoord en start van de werkzaamheden is restitutie in principe niet mogelijk.

Als PLOYIN aantoonbaar nog geen werkzaamheden heeft uitgevoerd, kan PLOYIN naar redelijkheid beoordelen of gedeeltelijke annulering mogelijk is.

Reeds uitgevoerde werkzaamheden, voorbereiding, intake, technische inrichting, projectplanning, onderzoek en gereserveerde capaciteit worden niet gerestitueerd.

Doorlopend beheer is onderdeel van de overeenkomst zodra een PLOYIN-oplossing live gaat. Voor doorlopend beheer geldt een minimale looptijd van zes maanden, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

Na de minimale looptijd is beheer maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één maand.

Opzegging moet schriftelijk of per e-mail gebeuren.

Na het einde van de betaalde beheerperiode mag PLOYIN de widget, bots, hosting, monitoring, e-mailnotificaties en dashboardtoegang beperken of uitschakelen.

De klant kan op verzoek een export ontvangen van beschikbare leads en gesprekken, voor zover technisch mogelijk en toegestaan.

PLOYIN mag de overeenkomst geheel of gedeeltelijk beëindigen of opschorten als de klant:

• facturen niet betaalt;
• in strijd handelt met deze voorwaarden;
• onjuiste of onrechtmatige informatie aanlevert;
• de dienst misbruikt;
• rechten van derden schendt;
• spam, fraude, misleiding of schadelijke activiteiten faciliteert;
• de reputatie, veiligheid of werking van PLOYIN in gevaar brengt.

Bij beëindiging blijven openstaande betalingsverplichtingen bestaan.

Alle rechten op software, code, platformonderdelen, dashboards, technische inrichting, ontwerpen, templates, scripts, processen, documentatie en werkwijzen van PLOYIN blijven eigendom van PLOYIN of haar licentiegevers.

De klant behoudt rechten op eigen aangeleverde bedrijfsinformatie, teksten, logo’s, merken, handelsnamen en materialen.

De klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de door PLOYIN geleverde oplossing voor de afgesproken doeleinden en duur van de overeenkomst.

De klant mag de software, widget, code, technische werking of documentatie niet kopiëren, reverse-engineeren, doorverkopen, sublicentiëren of beschikbaar stellen aan derden zonder schriftelijke toestemming.

De klant blijft eigenaar van eigen bedrijfsinformatie en kennisbankinhoud.

PLOYIN mag geanonimiseerde en geaggregeerde inzichten gebruiken om de dienstverlening, kwaliteit, veiligheid en werking van het product te verbeteren.

PLOYIN gebruikt geen persoonsgegevens of vertrouwelijke klantinformatie voor openbare publicaties, marketing of externe cases zonder toestemming van de klant.

PLOYIN verwerkt persoonsgegevens zoals beschreven in de privacyverklaring.

Wanneer PLOYIN persoonsgegevens verwerkt namens de klant, kan een verwerkersovereenkomst nodig zijn. PLOYIN kan hiervoor een aparte verwerkersovereenkomst aanbieden.

De klant is verantwoordelijk voor het informeren van eigen websitebezoekers over het gebruik van de AI-assistent, formulieren, gegevensopslag en eventuele AI-verwerking.

De klant mag via de AI-assistent geen onnodige bijzondere of gevoelige persoonsgegevens verzamelen.

De klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevens die via de eigen website, formulieren of chatbot worden verzameld.

PLOYIN bewaart gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of nodig is voor uitvoering van de overeenkomst.

Als uitgangspunt hanteert PLOYIN:

• contactaanvragen: maximaal 24 maanden;
• leads: maximaal 24 maanden;
• chatgesprekken: standaard maximaal 12 maanden;
• chatgesprekken bij doorlopend beheer: maximaal 24 maanden, tenzij anders afgesproken;
• technische logs en rate limiting gegevens: maximaal 90 dagen;
• administratieve en fiscale gegevens: volgens de wettelijke bewaartermijn.

De klant kan binnen redelijke grenzen verzoeken om export of verwijdering van gegevens, tenzij wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde belangen zich daartegen verzetten.

Partijen houden vertrouwelijke informatie geheim.

Onder vertrouwelijke informatie vallen onder andere bedrijfsinformatie, technische informatie, klantgegevens, prijsafspraken, strategie, toegangscodes, niet-openbare documentatie en informatie over systemen of processen.

Deze verplichting blijft ook na beëindiging van de overeenkomst gelden.

PLOYIN neemt passende technische en organisatorische maatregelen om systemen en gegevens te beschermen.

PLOYIN garandeert echter niet dat systemen altijd volledig vrij zijn van storingen, kwetsbaarheden, datalekken of aanvallen.

De klant is verantwoordelijk voor veilige omgang met eigen accounts, wachtwoorden, websitebeheer, toegang tot gekoppelde systemen en eigen medewerkers.

De klant moet vermoedens van misbruik, onbevoegde toegang of beveiligingsincidenten zo snel mogelijk melden aan PLOYIN.

Als sprake is van een mogelijk datalek dat betrekking heeft op gegevens die PLOYIN verwerkt in het kader van de dienstverlening, zal PLOYIN dit onderzoeken en waar nodig passende maatregelen nemen.

Als PLOYIN optreedt als verwerker, informeert PLOYIN de klant zo snel mogelijk over relevante incidenten zodat de klant zijn eigen wettelijke verplichtingen kan beoordelen.

De klant blijft als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor meldingen aan toezichthouders of betrokkenen, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

PLOYIN spant zich in om de diensten beschikbaar en werkend te houden.

PLOYIN is afhankelijk van externe leveranciers, zoals hostingproviders, databaseproviders, AI-aanbieders, e-mailproviders, domeinproviders, internetproviders en andere technische diensten.

Storingen, beperkingen, prijswijzigingen of wijzigingen bij deze externe leveranciers kunnen invloed hebben op de diensten van PLOYIN.

PLOYIN is niet aansprakelijk voor tijdelijke onbeschikbaarheid door onderhoud, storingen, overmacht, externe leveranciers, netwerkproblemen of technische incidenten buiten haar redelijke controle.

De klant mag de diensten alleen gebruiken voor rechtmatige zakelijke doeleinden.

De klant mag de diensten niet gebruiken voor:

• illegale activiteiten;
• misleiding, fraude of phishing;
• spam;
• discriminatie of haatdragende inhoud;
• verwerking van onnodige gevoelige persoonsgegevens;
• verspreiding van malware of schadelijke code;
• schending van rechten van derden;
• activiteiten die de werking, veiligheid of reputatie van PLOYIN kunnen schaden.

PLOYIN mag gebruik beperken, pauzeren of blokkeren bij vermoedens van verboden gebruik.

PLOYIN is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van PLOYIN.

PLOYIN is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, omzetverlies, gemiste leads, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van data, schade door foutieve AI-antwoorden of schade door storingen bij leveranciers, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid.

De aansprakelijkheid van PLOYIN is beperkt tot het bedrag dat de klant in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan PLOYIN heeft betaald, met een maximum van €2.500.

De klant vrijwaart PLOYIN voor aanspraken van derden die voortkomen uit onjuiste klantinformatie, onrechtmatig gebruik van de dienst, schending van rechten van derden of schending van wet- en regelgeving door de klant.

PLOYIN is niet verplicht verplichtingen na te komen als dit onmogelijk of onredelijk moeilijk is door overmacht.

Onder overmacht vallen onder andere storingen bij hostingproviders, AI-diensten, internetproviders, databaseproviders, betalingsproviders, e-maildiensten, cyberaanvallen, stroomstoringen, overheidsmaatregelen, ziekte, brand, oorlog, stakingen en andere omstandigheden buiten de redelijke invloed van PLOYIN.

PLOYIN mag de diensten verbeteren, wijzigen of uitbreiden.

PLOYIN mag deze algemene voorwaarden wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen informeert PLOYIN klanten waar redelijk mogelijk vooraf.

Als een wijziging onredelijk nadelig is voor de klant, mag de klant de overeenkomst beëindigen vanaf het moment dat de wijziging ingaat, tenzij de wijziging noodzakelijk is door wetgeving, veiligheid, externe leveranciers of technische redenen.

Klachten over de dienstverlening moeten zo snel mogelijk en duidelijk worden gemeld via info [at] ployin.com.

PLOYIN probeert klachten binnen een redelijke termijn te behandelen.

Een klacht schort betalingsverplichtingen niet op, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

Op alle overeenkomsten, offertes en diensten van PLOYIN is Nederlands recht van toepassing.

Partijen proberen geschillen eerst in overleg op te lossen.

Als overleg niet tot een oplossing leidt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

Voor vragen over deze algemene voorwaarden kan contact worden opgenomen via:

PLOYIN

KvK: 42069514

Vestigingsplaats: Borne, Nederland

E-mail: info [at] ployin.com